みなさん、こんばんは！はぴもにです。
今一緒に働いている後輩さんが「優先順位」をつけるのが苦手。
今日は優先順位について考えていきます。
色々考えると疲れるので、今日はシンプルに「緊急性」について。
まず、2-3つの業務が手元にたまってきたら、期日を整理しましょう。
その中から、一番早くしなければならないものから取り組みます。
中にははっきり期日がないものもあります。
そんなときに考えるのが、「所要時間」
はぴもにの例では、「請求書発行」と「研修会社との打ち合わせ」と「研修準備」の3つがあるとしましょう。
「請求書発行」は、大体20日から月末までに発行
「研修会社との打ち合わせ」とは期日はありませんが、研修会社のスケジュールを確保し、
次年度の研修開催日程のすり合わせと、研修会社が内容を検討する期間が必要です。
そして「研修準備」は2月の末に開催するもので、あらかた内容も確定し、関係各所への連絡も終えており、
後は、開催前日までに当日の準備をするのみです。
この例でみると、①請求書発行、②研修準備、③研修会社との打ち合わせの順で期日が回ってきますね。
ただ、手間と時間がかかるのはいかがでしょうか？
やり終える順番と、取り掛かる順番は違います。
請求書は20日頃から開始して月末までに発行したらいい。
そして所要時間はせいぜい全ての工程を含めて3時間程度。
研修準備は、方向性はすべて決まっている。残りの準備にかかる時間は、
2日分程度を見積もれば問題ない。2月に時間は取れる。
研修会社との打ち合わせは、まず打ち合わせの日程を決めるところから。
打ち合わせでは、講師の日程を確保するために、開催時期を決める。
講師は内容を精査するために、1カ月分程度を要す。
通常の講師業もあるため、まとまって自社の内容だけを考える時間はないかもしれない。
ここまで見てみると、請求書発行と研修準備は、近々ではあるものの、
自分次第でいくらでも調整できるのです。
でも最後の研修会社との打ち合わせは、遅らせようと思えば後回しにできますが、
自分の元からボールが離れている時間が長く、自分だけでは時間を調整することができません。
そもそもの打ち合わせの時間もすんなり決まるでしょうか。
そう考えると、緊急性が高いのは、研修会社との打ち合わせかもしれないですね。
ちなみに、研修は4月開催です。
会社によって異なりますが、予算調整が大体今頃なので、これより早く動くことは難しい…
でも遅くなると希望の時期に希望のボリュームでの研修はできないかもしれません。
色んな要因がありますから、緊急性は簡単には決められないのが現実ではあります。
はぴもにの例で3つ出しましたけど、正直業務はもっともっともっともっと多いです。
何個もある中で、「緊急性」と「所要時間」を考えて日々遂行しています。
色んな考え方があるので、参考の一つになれば嬉しいです。
それでは明日もよろしくお願いします。