みなさん、こんにちは！はぴもにです。
今日は昨日に引き続き「優先順位」について。
昨日は「緊急性」と「所要時間」でした。
今日は「重要度」です。
重要度は読んで字のごとく、重要かどうかということなのですが、
意外と重要性が高くない仕事を優先してやってしまう人は多いです。
後輩さんもその一人。
「重要度」の例はこの3つでいきましょう。
①資料作成、②請求書発行、③MTG
①の資料作成は、仮予算をもらったとして、その仮予算の見える化としましょう。
②の請求書発行は、昨日の通り。
③MTGは進捗管理です。
さて、どれが重要度が高いでしょうか？
順番を考えてみましょう！
前提条件が少ないので、迷った方はすみません…
はぴもにが付けた順番は、
請求書発行⇒MTG⇒資料作成
裏話があるので、怒らないで見てください！
「重要度」のところで考えてほしいのが、
「代替案があるのか」と「自分がやらなければならないのか」というところです。
一番重要と位置付けた「請求書発行」
これは会社間のお金のやり取りですから、必ず実施しなければなりません。
会社には、予算というものがあって、できる限り予算通り、予算を付けた時期に
執行するという方向性があります。
自社にも他社にも都合がありますから、こちらの都合で遅らせるわけにはいきません。
次に選んだのがMTG
進捗管理のMTGは個人的には大反対なのですが、
上司の意向や、進捗管理がないと自分の業務が進められない人もいるので、
周りとの兼ね合いで実施は必要となります。
ここで考えてほしいのが、先述した「代替案」
MTGができなかったときに、仕事が全くできなくなるということはありますか？
メールもあるし、メモで残すもあり、クラウドや共有のフォルダ等で進捗を確認できる
ツールを増やしておけば、わざわざMTGのために他の業務を犠牲にすることはないですね。
最後にしたのが、資料作成。
仮予算の見える化。
仮予算は必要です。
いつ頃どの程度の金額が出ていく予定なのかがわからないと、
自分がどのタイミングで打ち合わせを入れて準備をしようかという
計画が後ろ倒しになってしまいます。
ただ、仮予算に関しては、必要な人に必要な部分が知らされる仕組みになっています。
そして予算が確定したら本書をもって知らされます。
ということで出てくるのが「自分がやらなければならないのか」というところ。
各自に知らされているので、メモはしている。
かつこの時点では「仮」なので、わざわざ見える化をしたところで、
調整が入るかもしれない。
そして、予算が確定したら本書をもって知らされる。
慌てて見える化する必要もなければ、時間をかけるなんてもったいないです。
後輩さんには、お礼を告げた上で、「優先順位」の話をしてみました。
昨日にも挙げた通り、優先順位に正解はありません。
人それぞれの考え方があります。
なので、迷ったときには相談をしましょう。
それでは明日もよろしくお願いします。